今できることから始める | ビジネス向け節約術1では、オフィススペースの余分を削減し、電気代を節約する方法について解説いたしました。この記事では、さらに行える節約についてご説明いたします。
有用な節約DX
DXは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略です。「『DX推進指標』とそのガイダンス」（2019年、経済産業省）は「DX は、本来、データや技術を使って、顧客視点で新たな価値を創出していくことである、そのために、ビジネスモデルや文化などの変革が求められる。」とはいえDXは、節約にもつながりますので、思い切って移行していきたいものです。
文書管理と印刷
まずDXの中でも、行いやすいのが、ペーパーレスオフィスを推進することです。文書のデジタル化を促進することは、これまでも行ってきたと思います。でも結局、探しにくいとか、使いにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。会社としてペーパーレスを宣言していても、結局、その管理は個人に任されている場合も少なくありません。組織的に、電子文書管理システムを導入することにより、無駄な労力や時間といった見えにくいコストを削減しましょう。
文書管理システムと言っても、いきなり有料のシステムを導入する必要はありません。クラウドのファイル共有を利用して、文書管理のルールを決め、利用者をグループ化し、権限を決めて運用することから始めましょう。ドキュメントがどこにあるのか探す時間を減らすためにも、ファイル名の作成の仕方を統一しましょう。最新版のファイルが常に分かるように、「アーカイブ」というフォルダを作っておき、古いファイルは移動するといったルールを作ると良いでしょう。
印刷設定
とはいえ、まったく紙媒体の印刷をなくすことは難しいのが実情だと思います。印刷用紙のサイズを小さくすることや、統一することも出来ると思います。例えばA4に統一することにより、さまざまなサイズの用紙をストックしておく必要もなくなります。縮小印刷の方法を覚えるだけで、実現できると思います。印刷の面積が減ると、トナーやインクの消費を減らせます。
他にも、プレビュー機能を活用し、複数枚であっても確認してから、印刷することを習慣にすることで、二重印刷や不要な印刷を避けることができます。印刷物の両面印刷を促進できます。黒(ブラック)一色だけの印刷をデフォルトにしておくことで、カラーインクのコストを下げられます。プリンターによっては、黒なのにカラーを使用する設定があって、紛らわしい場合があるので、マニュアルをご覧いただき、確認なさってください。プリンターやコピー機の使用を制限する、使用枚数やコストの見える化を図ることで意識改革できるかもしれません。不要な印刷物や文書の配布を減らし、デジタル化やオンライン共有を促進しましょう。
フォント
沢山の書類を使用しなければならない場合もあると思います。書類を作成する時に、使用するフォントを細いウェイトにすることや、図表などの塗りの面積を減らすことができます。少し古いニュースなので、ご存知と思いますが、アメリカで、スヴィア君(当時14歳)が、教師が配るプリントのサンプルを集め、最も頻繁に使用される5文字（e、t、a、o、r）に着目しました。４つの書体で使用されるインクの量を調べました。その結果、ガラモン(Garamond)を使用すると、インクの消費量は２４％減り、年間２万１０００ドルものインク代が節約できることが分かりました。 (「フォント変えれば数百万ドルの節約に、米１４歳が政府に提言」CNN記事より掲載)
日本語のフォントでも同じことが言えます。ディスプレイ表示には、ゴシック体、印刷には、明朝体というように使い分けると良いかもしれません。試しに、IPAモナー明朝と游明朝を比較してみました。
コミュニケーションと通信
ビデオ会議のメリット
ビデオ会議システムのメリットを考えて、今後も活用していきましょう。
- 地理的な制約を超えた便利さと柔軟性：リモートで参加できるため、時間とコストを節約でき、場所やデバイスに制約されずに会議に参加できます。
- リアルタイムコミュニケーション：顔を見ながら直接コミュニケーションできるため、電話より豊かなコミュニケーションが可能です。
- チームコラボレーション：グローバルなチームや遠隔地のメンバーとの効果的なコラボレーションが可能で、チームの結束を高めます。
- 時間の節約と生産性向上：出張や移動の必要性を削減し、会議に集中する時間を増やすことで生産性を向上させます。
- レコーディングとアーカイブ：会議の録画やアーカイブにより、重要な情報や議論の記録を保管し、共有できます。
ビデオ会議アプリの選定
Microsoft Teamsアプリ(Skype for Business)などの統合型のアプリを使って、ビデオ会議を積極的に利用しましょう。新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミックの際には、Zoomや、GoogleMeetなども、急速に台頭してきましたが、無料で使用できる時間や、料金体系などを比較してトータルコストを考慮しましょう。クラウドファイル共有など他のサービスとの統合も考えて決めましょう。
オフィス内での会議やブレストセッションを減らし、効果的なコミュニケーションツールを活用することで効率化を促進できます。このようにビデオ会議を使用するのは、コミュニケーションのためですが、前述のメリットにも挙げましたが、双方が、オフィスのインターネット回線を使えば、電話代を節約できます。要件をビジネスメールやチャットツールを活用することで、時間と通信費を抑えることにつながります。
通信手段の見直し
オフィス内の通信手段を統一し、効率化を進めましょう。オフィス内の電話ラインを見直し、必要な数とプランに合わせて契約しましょう。オフィスのインターネットプランを見直し、必要な帯域幅と速度に合わせて契約するとよいでしょう。
先ほどのMicrosoft Teamsは、プランや設定の仕方にもよりますが、ビジネスフォンの代替にすることができます。
ネットワークの見直し
今やすべてのモノや情報がインターネット網に繋がるようになりました。社内サーバーのセキュリティを、安全と言えるレベルに保つためには、かなりの知識と技術とコストが必要です。
クラウドベースのファイルストレージを利用して、物理的なサーバーコストとメンテナンス費用を削減できます。オフィス内のネットワーク設定を最適化し、効率的なデータ転送を実現しましょう。
基幹システムがサーバーに連動しているために、二の足を踏むこともあるかもしれません。基幹システムが正しく運用されているならばのことですが、必要なデーターを再吟味して、役立つシステムをクラウドベースに切り替えることで、業務効率を上げ、将来に負の遺産を残さないようにすることができます。
まとめ
DXを促進する際に、既存のシステムを継続することと、刷新することの将来的なメリットを比較考慮しましょう。既存のシステムを切り替えるのは、時間と労力とコストがかかりますが、長期的に節約になります。というより節約になるように構築しなければなりません。
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